Im Jahr 2016 haben wir mit der Einführung eines Systems für das digitale Dokumentenmanagement bei der Hallog begonnen.
Ziel war es, unsere digitalen Prozessketten effektiver zu gestalten und auf das Drucken von Papier weitgehend zu verzichten. Dies schont nicht nur unser Budget, sondern ebenso die Umwelt. Seit dieser Zeit haben wir ca. 4 Millionen Blatt Papier in unserem System abgelegt. Ein Großteil dieser Dokumente wurden im Anschluss per Mail statt per Post verschickt und unser Aufkommen an Kopierpapier ist ebenfalls zurück gegangen. Auch die aufwendige Suche in endlosen Archiven aus Papierordnern gehört ebenfalls der Vergangenheit an.
Im Großen und Ganzen können wir somit positiv auf die Implementierung unseres Projektes zur Digitalisierung zurückblicken und würden auch jedem empfehlen es nicht weiter heraus zu schieben – es hat sich gelohnt!
Ein weiteres Mal wurde von der Zertifizierungsstelle DQS GmbH unser Qualitätsmanagementsystem begutachtet und in einem Überwachungsaudit für korrekt befunden. Schwerpunkte waren die Aufrechterhaltung und Weiterentwicklung des Managementssystem sowie die Nutzung der QM-Werkzeuge und deren Anwendung in der betrieblichen Praxis. Die DQS bestätigte außerdem, das die Steuerung der Prozesse und Verfahren in Übereinstimmung mit den festgelegten Prozesskriterien erfolgt und das insbesondere die Kommunikation und Analyse zur besonderen Wirksamkeit der Prozesse beiträgt.
Im letzten Jahr haben wir unser „Projekt zur Digitalisierung aller Geschäftspapiere“ in den einzelnen Fachabteilungen gestartet. Heute wollen wir die erfolgreiche Implementierung unsere Softwarelösung für die wichtigsten Geschäftsprozesse vermelden.
„Es läuft rund“, so das Feedback von Geschäftsleitung, Mitarbeitern und Kunden. Nach gut einem Jahr nutzen alle Mitarbeiter völlig verlustfrei die eingesetzte Lösung. Darauf sind wir stolz.
Seit der ersten Implementierung haben wir 150.000 Dokumente in unser System übernommen – Dokumente die entweder gar nicht erst gedruckt werden mussten bzw. die gleich nach dem Scannen vernichtet wurden und so auch nicht mehr in Papierform archiviert werden mussten. Das spart Zeit bei der Ablage und es beschleunigt die Suche und das Finden der einzelnen Daten. Alle unsere Kunden und Lieferanten wurden über die Möglichkeiten des beleglosen Geschäftsverkehrs mit der Hallog GmbH informiert und sind zum größten Teil in diesen Prozess eingebunden.
